아래한글 메일머지 완전정복!

 안녕하세요. 멤버십위원회 소속 전문위원 양성진입니다. IT서비스 부문에서 10년 정도 일하다가 비영리부문으로 전환했고, 한국스카우트연맹(구 보이스카우트) 중앙본부에서 7년째 조직관리와 IT정보화부문을 담당하고 있습니다.
 메일머지는 간단한 데이터베이스를 활용하여 동일한 서식에 내용을 바꾸어 여러 장을 출력할 때 편리한 기능입니다. 명찰, 증서, 보관용 서류 등을 대량으로 출력할 때 사용하죠.

기본적인 사용방법은 이렇습니다. (예제파일을 다운받으셔서 천천히 따라해보세요!)

Click>> 예제파일1
Click>> 예제파일2

1. [예제파일1]기본 틀이 될 표준 서식을 작성한다.(내용 편집까지 모두 완성)

2. [예제파일2]서식1에서 변하는 항목들의 목록(이름, 소속 등)을 엑셀파일(XLS)로  따로 작성한다.

3. 1의 서식에서 2의 항목들(변화하는항목들)을 지운다.

4. 3에서 지운 항목들의 위치에 메일머지>표시달기(CTRL+K+M) 로 각 항목 명을 연결한다.

5. 메일머지>만들기(ALT+M)을 누르고[엑셀파일]을 선택하여 2의 엑셀파일을 불러온다.

6. 출력방향을 [화면]으로 설정하고 [확인]을 누른다.

7. 화면의 내용이 제대로 표시되는지 확인하고 인쇄한다.

[주의사항]

l 1번에서는 실제로 인쇄한다고 생각하고 모든 편집을 다 마칩니다. 줄간격, 글씨체와 크기, 장평/자간, 한 줄 표시 기능을 활용하셔서 긴 항목이 표시되더라도 기본 틀의 형태가 깨어지지 않도록 해야 합니다. DB값이 들어가는 부분은 도표편집을 권장합니다.

l 2번 엑셀파일의 첫 번째 줄에는 값이 아니라 항목명이 들어갑니다. 항목명을 기준으로 서식과 엑셀 파일을연결하는것이기 때문에 서로 같아야 합니다(이름≠성명). 저장할 때는 반드시[97–2003버전(XLS)]으로 저장해야 합니다.

l 3번에서는 일단 틀에 맞추어 예제로 입력해 둔 각 항목의 내용을 지웁니다. 아래한글에서는 값이 지워지더라도 그 부분의 서식은 그대로 남기 때문에, 도표를 사용하면 더욱 편리합니다.

l 4번이 가장 중요한데, 2번 엑셀파일의 데이터를 항목 명에 따라 정해진 위치에 불러오는 표시를 하는 겁니다. [필드만들기] 탭을 누르고 엑셀파일의 첫째 줄 항목 명을  정확하게 기입하세요.

l 5번은 엑셀파일과 서식을 연결하는 작업입니다. 불러올 값이 들어있는 시트를 선택하고 해당 시트에 서 전체를 불러올지 일부만 불러올지 선택합니다. 2번에서 설명한 것처럼 XLS형식의 파일만 불러올 수있습니다. XLSX 형식은 불러올수 없습니다.

l 6번에서 [화면]을 선택하는 이유는 결과물을 바로 인쇄하기 전에 모니터 상에서 한번 더 확인하기 위해서입니다. 물론 바로 인쇄할 수도 있습니다.

메일머지의 활용범위는 무궁무진합니다. 항목 개수에도 제한이 없고, 종이와 잉크만 충분하다면 인쇄 매수에도 제한이 없습니다. 단 몇 가지 제약이 있습니다.

1. 서식은 한 페이지만 가능합니다.
2페이지 이상의 서식을 DB로 인쇄하는 경우는 메일머지가 아니라 다른 기능을 사용해야 합니다.
2. 한 페이지에는 하나의 서식만 사용할 수 있습니다.

크기가 작은 명찰일 경우도 한 페이지에 하나만 뽑아야 합니다. 실무자의 시간을 아껴주지만 종이는 아껴주지 않습니다.(후방주의)

함께 첨부한 서식과 예제파일들을 참고하시고, 직접 한번 만들어보시면 원리를 금방 이해하실 수 있을 겁니다. 궁금하신 사항이 있으시면 이곳 리소스센터에 질문하시거나, 제게 이메일을 주시면 최대한 도와드리겠습니다.
감사합니다.