‘돈’에서 ‘관계’로 가는 즐거운 모금의 비밀!
2016년 2월 2일
[2015-9] 모금실무코칭, 현장적용, 성공적
2016년 2월 23일

후원자 관리의 핵심, DB세팅에서 관리까지

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아래 내용은 모금실무코칭강좌 season2 '후원자 관리의 핵심, DB 세팅에서 관리까지' 강의 요약본과 자료입니다. 
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□ 업무 프로세스 구조화의 중요성 : 업무가 진행되는 과정에 대한 표준화와 정리 방식 등이 확립되어 있지 않으면 중복되는 ‘일’이 늘고, 결과적으로 물리적인 일의 '양'이 늘게 된다.
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□ 데이터베이스란?
 - 체계(system)를 만들기 위한 기초 단계
 - 업무에 영향을 끼치는 정보항목을 최소단위로 쪼개놓은 목록. 여기서 정보항목은 필수적으로 (본인이 수행중인) 업무와 연결되어 있어야 함.
 - 핵심요소 : 통합, 중복제거, 구조화, 코드화

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□ SYSTEM의 의미
 - System(체계)의 다른 표현 : 입력값이 같으면 출력값이 같은 것을 의미함.
 - System(체계)을 강조하는 이유 : (주관적인 경험에 기인한) 직관적 판단에 따른 편향성을 극복하기 위함

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□ 데이터베이스의 현장 적용 사례
 - 기부자 명단(혹은 회원 명단) : 현재 기관과 관계를 맺고 있는 후원자에 한정짓지 말고, 잠재적인 회원도 포함하여 작성하여 장기적인 관계변화의 추이를 관찰 할 수 있도록 설계하면, 보다 유의미한 회원 관리가 가능해짐.
 - 행사 목록 : 업무 담당자가 수행하는 모든 업무가 행사가 될 수 있음. 행사 목록 정리를 통하여 참가자(회원 혹은 후원자 등)의 로열티(충성도)를 측정할 수 있음.
 - 코드 목록 : 각각의 명단 혹은 행사 목록 등은 코드부여를 통해 보다 효율적으로 관리가 가능함

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□ 데이터베이스를 구성요소에 맞게 변환하기 위한 기본 방침
 - 정보항목은 업무 수행 당사자가 하는 일과 직접 연관되어 있어야 함. 즉, 데이터베이스의 분류 결과가 나의 업무에 직간접적 영향을 주는 정보들이 되어야 함.
 - 하나의 셀에는 하나의 데이터만을 담기
 - 표시 형식은 단일화(코드화)
 - 우선순위는 하한선을 둠 : 필요한 모든 카테고리를 먼저 정의한 후에 가장 중요하지 않은 것부터 소거
 - MECE(Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive의 약자, 상호배제와 전체포괄) : 각각의 구성요소는 상호 배타적인 관계이며, 구성요소의 총 합은 완벽한 전체가 되어야 함. '기타'의 사용을 최대한 지양해야 함

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□ 협업을 위해 필요한 도구 : 구글 문서도구나 Office365 등을 활용할 수 있음. 

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□ 협업 도구(구글 Docs)를 활용한 업무 수행 방식
 1. 기존 자료를 구글 문서도구로 업로드
 2. 데이터베이스 요건에 맞추어 편집
 3. 공유 및 업데이트 : 일상 업무로 활용하며 지속적으로 업데이트
 4. (수식들의) 가중치 조정

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[강의 질의응답]

Q. 강의 내용이 이해는 되는데, 어떻게 접근을 해야할지 모르겠어요!

A. 실무자들이 데이터구축에 애를 먹는 이유 중의 하나는 ‘데이터베이스의 구조를 모르는 것’이 아니라, ‘업무 파악이 제대로 되지 않아서’ 일수도 있습니다. 업무에 필요한 정보가 무엇인지에 대하여 정리하는 작업을 선행하기 권합니다.

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Q. 소규모단체의 경우, 담당자가 여러 가지 업무를 수행하기 때문에 강의에서 말하는 데이터베이스 구축작업을 수행하기 어려울 수 있습니다. 이런 경우 유료일지언정 관리 프로그램을 구매하여 사용하는 것이 낫지 않은가요?

A. 대부분의 프로그램이 저렴하지 않습니다. 또한 데이터베이스를 만드는 과정이 다소 어려울지언정 한 번만 세팅이 되고나면 이후 업무의 효율성이 올라가고 업무속도가 빨라지게 됩니다. 또한 작은 단체일수록 직관의 함정에 빠질 가능성이 높기 때문에, 이러한 편향성을 극복하기 위한 방법으로서도 ‘체계’를 구조화하여 업무에 활용할 것을 권장합니다.

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Q. 기부자의 충성도를 측정하는 기준이 있을까요?

A. (이론적으로) 수치화하는 대상은 단순하고 직관적일수록 좋습니다. 기준은 개별 기관에 따라 차이가 있겠지만 우선은 개별 담당자의 수준에서 솔직하고 직관적인 기준을 수립하여 적용해보는 것이 좋습니다. (담당자의 투입시간, 기여받은 자원의 양, 봉사시간 등)

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Q. 사진자료는 모으지 않나요?

A. 사진자료는 모으기 힘든 자료입니다. 어차피 구하기 힘들뿐더러 쓸 일도 거의 없는 자료입니다. 관계 법령 상의 제약조건과 업무와의 연관성 등을 고려하여 쓰지 않을 정보는 받지 않는 것을 권합니다.

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Q. 로열티(충성도)가 떨어지는 사람은 어떻게 관리하나요?

A. 일반적으로 충성도가 떨어지는 회원은 (기관 차원에서) 관심을 보이지 않습니다. 은근한 무시전략을 구사하여 자원을 절약하되, 추후 비용이 거의 들지 않는 이메일 전송 등의 방식을 통해 충성도를 높일 수 있는 기회를 제공합니다.

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한국모금가협회 운영위원 양성진  ㅣ gene0313@gmail.com

현 한국스카우트연맹 조직부 과장
전문분야: 소셜브랜딩, 온라인마케팅, SNS활용, 데이터베이스 구축과 활용

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